Cosa serve per un’Accettazione organizzata?
Vittorio Jonesti
- Officina Efficiente
Semplificare il processo di Accettazione per ridurre le "distrazioni" sul lavoro
Se parti disorganizzato in Accettazione, in officina le cose possono solo peggiorare.
Immagina un’area di accettazione in cui tutto è al proprio posto, che segue una logica intuitiva e risulta facile sia per il Cliente che per te. Pensi che in queste condizioni sia più agevole lavorare? E credi che sia più semplice trasmettere al Cliente il valore del tuo lavoro? È probabile che sia più propenso a pagare la cifra che gli stai chiedendo?
La risposta è SI:
Un processo di Accettazione ben gestito getta le basi per un’esperienza cliente positiva e per il successo a lungo termine dell’officina.
Al contrario, la disorganizzazione ha un costo per l’azienda: una gestione inefficiente in accettazione può innescare un effetto domino di problemi che compromette la qualità del servizio e la soddisfazione del Cliente.
In questo articolo vedremo come una buona organizzazione in questa fase iniziale consente di ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i tempi di attesa e utilizzare al meglio le capacità e le risorse disponibili. Questo non solo migliora l’efficienza operativa dell’officina, ma anche la reputazione e la fiducia dei Clienti.
Gli elementi di un' Accettazione organizzata
Ricordiamo che partiamo da “zero”; tutto in officina deve contribuire a portarci sopra lo zero. Più sono formato, organizzato e preparato per offrire una buona Accettazione, più mi alzerò da esso. Ma di cosa ho bisogno per soddisfare questi requisiti?
Per prima cosa, serve un locale dedicato a questa funzione. Spesso, nelle officine, accade che non appena si varca la porta principale, il Cliente si ritrova nell’area di lavoro del meccanico. Questo, oltre che non essere legale secondo le normative vigenti, rende più complessa la logistica. L’Accettazione necessita di uno spazio separato dall’officina principale!
In secondo luogo, è necessario un bancone in cui il Cliente possa firmare stando in piedi; l’ideale sarebbe avere lo spazio per posizionare la moto accanto. Il Cliente, non parla il linguaggio tecnico del “meccanichese”. È fondamentale, infatti, non scendere nei tecnicismi, ma parlare solo di “vantaggi”, molto più comprensibili.
Se è possibile, inoltre, è utile per te avere un PC sul bancone, da cui posso avere tutte le informazioni necessarie dal gestionale: dati del Cliente, scadenze, liste di accessori, lavori fatti in precedenza e dove posso fare un preventivo. Ciò ti permette di essere veloce e di chiudere la pratica.
Come calcolare il costo dell'Accettazione. Differenza tra Accettazione e diagnosi
Cosa dovrebbe includere il costo dell’Accettazione? La domanda principale riguarda se il tempo dedicato all’Accettazione debba essere addebitato al Cliente.
In realtà, l’accettazione non è una parte operativa del lavoro; piuttosto, è un processo che assicura che il lavoro futuro sia pianificato e gestito correttamente. Il tempo impiegato per l’Accettazione, quindi, dovrebbe essere considerato parte dei costi fissi aziendali e incorporato nel costo orario complessivo. Questo significa che il suo costo dovrebbe essere incluso nel costo dell’ora lavorativa.
La diagnosi non è accettazione!
In questo senso è importante chiarire che l’Accettazione non è sinonimo di diagnosi. La diagnosi è un’attività specializzata e richiede competenze specifiche; di conseguenza, il tempo dedicato alla diagnosi deve essere addebitato al Cliente come manodopera. Tuttavia, se un cliente desidera solo una diagnosi e non richiede ulteriori lavori, allora il tempo impiegato per la diagnosi dovrebbe essere l’unico addebito.
Di base, il costo dell’Accettazione dovrebbe essere incluso nel costo orario generale, mentre il tempo dedicato alla diagnosi deve essere addebitato separatamente in base alla sua complessità e alla competenza richiesta.
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Vittorio Jonesti
Autore di cinque libri dedicati agli autoriparatori e ideatore di “Officina Efficiente”, la più grande comunità italiana su Facebook per meccanici focalizzata su marketing ed efficienza. Ho lavorato come meccanico, capofficina e accettatore, acquisendo un’esperienza completa che mi ha permesso di sviluppare le migliori strategie per migliorare la gestione e l’organizzazione delle officine. Il mio obiettivo è trasformare le officine in aziende redditizie, e spero che tu voglia unirti a questo percorso.
